Dne 20. 11. 2019 byl uzavřen bez rozporu příspěvek Koordinačního výboru č. 546/26.06.19, který se zaobírá prací z domova – tj. home office (dále jen „KOOV 546“). Využití práce z domova je zpravidla výhodný jak pro zaměstnavatele, který šetří náklady na nájem či pořízení drahých kanceláří, tak i pro zaměstnance, který naopak šetří čas a náklady spojené s dojížděním do často vzdálené kanceláře.

Protože zákoník práce (dále jen „ZP“) nám do dnešního dne nedává dostatečné odpovědi na otázky spojené s home office, bylo cílem příspěvku KOOV 546 potvrdit si alespoň daňové dopady náhrad poskytovaných zaměstnancům v souvislosti s plným nebo částečným pravidelným výkonem práce z domova, vyjasnění okruhu těchto nákladů a též daňových dopadů paušalizace těchto nákladů.

Daňový režim kompenzovaných nákladů zaměstnance, které mu vznikly při home office

Zákoník práce nezná pojem „práce z domova“, pouze definuje „zvláštní povahu práce některých zaměstnanců“. Zásadou závislé práce však je, že musí být vykonávána na náklady a odpovědnost zaměstnavatele.

Z daňového hlediska lze tedy konstatovat, že za předpokladu splnění všech zákonných podmínek daných ZP je zaměstnavatel povinen hradit zaměstnanci náklady, které mu prokazatelně vzniknou při výkonu práce, ať už zaměstnanec práci vykonává na pracovišti zaměstnavatele, anebo pracuje z domova. Pak platí:

• tyto náklady nemohou být zahrnuty ve mzdě či platu,
• pokud zaměstnanci žádné náklady spojené s výkonem práce mimo pracoviště nevzniknou, zaměstnavatel nic hradit nebude,
• výši nákladů, které zaměstnavateli vznikly, je zaměstnanec povinen prokázat,
• zaměstnanec musí poskytnout zaměstnavateli součinnost pro stanovení výše náhrady nákladů,
• na zaměstnavateli je, aby v souladu s judikaturou prokázal, že plnění poskytnuté zaměstnanci je skutečně kompenzací jím účelně vynaložených nákladů.

Kompenzací nákladů vynaložených zaměstnancem při práci z domova, dle uvedených podmínek, nevzniká na straně zaměstnance z hlediska daně z příjmů zdanitelný příjem.

Stanovení výše kompenzovaných nákladů

V příspěvku byla snaha předkládajících o to, aby byl odsouhlasen co nejjednodušší postup při stanovení kompenzovaných nákladů, a to za pomocí paušálu a využití znaleckých posudků. Generální finanční ředitelství (dále jen „GFŘ“) však možnost použít pro náhrady znalecké posudky zavrhlo a paušalizaci omezilo u nákladů na vytápění/chlazení, elektrickou energii, telekomunikační služby, úklid kanceláře apod.

Tam, kde lze paušál použít, je třeba výši paušálních nákladů, které zaměstnavateli vznikly, počítat na základě zaměstnancem povinně prokázaných výdajů. To znamená, že je nutné kdykoliv dokázat rozložit a doložit výdajovými doklady, ze kterých se vycházelo při stanovení paušálu.

Nejprve se předkládající zabývali cestovními náhradami, kdy se snažili definovat, kdy je nárok na cestovní náhrady v závislosti na tom, jak je definováno v pracovní smlouvě místo výkonu práce pro účely cestovních náhrad. GFŘ se ve svém stanovisku k uvedenému nevyjádřilo, neboť místo výkonu práce a pravidelné pracoviště nespadá do jeho gesce. Rozhodně však nelze tyto náklady paušalizovat.

U druhé skupiny náhrad – a to za opotřebení vlastního majetku zaměstnance používaného pro výkon práce, lze využít poskytnutí náhrad paušální částkou. Zde se řeší náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce poskytované zaměstnanci. Tedy v rámci home office to bude většinou domácí počítač, tiskárna, mobilní telefon, ale může se jednat též např. o pracovní stůl, kancelářské židle, skříně či další vybavení kanceláře.

Výdaje za tyto náhrady jsou ve smyslu považovány za prokázané do výše paušálu stanoveného zvláštními předpisy nebo paušálu uvedeného v kolektivní smlouvě, ve vnitřním předpise zaměstnavatele, v pracovní nebo jiné smlouvě za předpokladu, že výše paušálu byla zaměstnavatelem prokazatelně stanovena na základě kalkulace skutečných výdajů.

Stejným způsobem postupuje zaměstnavatel při stanovení paušálu v případech, kdy dojde ke změně podmínek, za nichž byl paušál stanoven. Jde-li o paušál za použití vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce zaměstnance, které by jinak byly odpisovány, uzná se jen do výše, v jaké by zaměstnavatel uplatňoval odpisy srovnatelného hmotného majetku při rovnoměrném odpisování v dalších letech odpisování.

Třetí skupinou kompenzovaných nákladů jsou jiné náklady vynaložené zaměstnancem než za opotřebení majetku – např. náklady na vytápění/chlazení, elektrickou energii, telekomunikační služby, náklady na úklid domácí kanceláře apod.

Jedná se o povinná plnění zaměstnavatele na vytváření a dodržování pracovních podmínek pro výkon práce stanovené ZP. Jde zejména o náklady zaměstnavatele, ze kterých nemá zaměstnanec žádný majetkový prospěch. Tyto náklady dle stanoviska GFŘ nelze paušalizovat.

Pro správný výpočet kompenzace by v souladu s judikaturou šlo použít jako vhodné měřítko pro posouzení náhrad takový rozsah nákladů, které je možné uznat jako daňově uznatelné u osoby, která by ve stejné situaci byla osobou samostatně výdělečně činnou.

Pro výpočet výdajů za topení/chlazení, úklid, spotřebu elektrické energie apod. by mělo být možné podpůrně využít metodiku pro poměr nákladů spojených s provozem nemovitosti používané zčásti k podnikatelské nebo jiné samostatně výdělečné činnosti nebo k pronájmu a zčásti k soukromým účelům.

To znamená, rozpočítat výdaje na základě podlahové plochy domova využívané pro výkon home office. V případě, že je tento prostor využívaný pouze část dní v týdnu, zohlednit tuto skutečnost v kalkulaci (využít poměr dní home office oproti dnům u zaměstnavatele).

Jsou však i výdaje, u kterých nelze využít klíčování za pomocí podlahové plochy – např. telekomunikace, či internet. Zde by bylo dobré se opřít v kalkulaci o míru využití pro závislou práci z domova a případné soukromé využití zaměstnancem.

Poskytování stravného při home office

Obecně platí, že pokud zákon o daních z příjmů (dále jen „ZDP“) uplatnění výdaje (náhrady) umožňuje, budou tyto u zaměstnavatele daňově uznatelným výdajem za splnění všech zákonem stanovených podmínek.

Jako daňově uznatelný výdaj lze uplatnit příspěvek na stravování, pokud přítomnost zaměstnance v práci během stanovené směny trvá alespoň tři hodiny a zaměstnanci nevznikl nárok na stravné při pracovní cestě dle ZP.

V situaci, kdy zaměstnanec pracuje v režimu home office, je rozhodující, zda lze v těchto případech stanovit směnu, kterou se podle ZP rozumí část týdenní pracovní doby bez práce přesčas, kterou je zaměstnanec povinen na základě předem stanoveného rozvrhu pracovních směn odpracovat.

Pokud lze v souladu se ZP v těchto případech směnu stanovit a příspěvek na stravování naplní podmínky ZDP, lze tento náklad u zaměstnavatele považovat za daňově uznatelný.

Nájem kanceláře zaměstnancem zaměstnavateli

Lze si představit i situaci, kdy zaměstnanec při výkonu práce pro zaměstnavatele přenechá svoji kancelář k dlouhodobému užívání zaměstnavateli, tj. šlo by o nájem domácí kanceláře zaměstnavateli.

V tomto případě však již nebudou zaměstnanci náležet žádné další kompenzace. Neboť by zaměstnanec pracoval v prostorách zaměstnavatele a nejednalo by se již o home office se všemi důsledky s tím souvisejícími.

Na straně zaměstnance se bude jednat o příjem z pronájmu dle § 9 ZDP, sjednání nájemného a způsob úhrady dalších služeb s tím spojených se pak bude řídit občanským zákoníkem.

GFŘ ale konstatuje, že se současně nesmí jednat o nežádoucí přelévání mzdových prostředků do úhrady za nájem zaměstnanci. Konkrétní posouzení pak bude záviset na příslušném správci daně. Nelze tak vyloučit dodanění finančních prostředků majících charakter mzdy dle § 6 ZDP.

Dále GFŘ upozorňuje na fakt, že u pronájmů je smluvní volnost, a záleží pouze na smluvních stranách, na jaké výši nájemného se dohodnou. Nicméně, bude-li se jednat o nájemné ujednané ve výši obvyklého nájemného za kancelář v daném čase a dané lokalitě, lze tento postup akceptovat. Samozřejmě by do ceny za pronájem neměl být přeléván příjem ze závislé činnosti.

Přitom součástí za pronájem „prostory“ může být i úhrada s tím spojených nákladů za její provoz (např. za energie, úklid aj.). Pokud by nebyly tyto náklady obsaženy v platbě za pronájem, pak by je měl (vedle nájmu) zaměstnavatel hradit v prokázané výši. Jakékoliv vyšší než prokázané a jiné úhrady by pak představovaly příjem zaměstnance podle § 6 odst. 1 písm. d) ZDP.

K pronájmu lze hradit i spojené náklady za provoz pronajímané nemovitosti (energie, úklid atd.). Generální finanční ředitelství pak uvádí, že pokud by nebyly tyto náklady obsaženy v platbě za pronájem, pak by je měl zaměstnavatel hradit v prokázané výši. Jakékoliv vyšší než prokázané úhrady, by pak představovaly příjem zaměstnance podle § 6, tj. zvyšoval by se o ně příjem ze závislé činnosti.

Související článek:
Současné nejčastější otázky v pracovněprávní oblasti