Vyhotovení Evidenčního listu důchodového pojištění (dále jen „ELDP“) a jeho dodání příslušným orgánům patří k jedné ze základních povinností zaměstnavatele. Zaměstnavatel je pro každého svého zaměstnance účastného důchodového pojištění každoročně povinen vyhotovit ELDP za jednotlivý kalendářní rok, případně jeho část. Evidenční listy jsou důležitým dokumentem pro budoucí výpočet starobního důchodu.

Účast na důchodovém pojištění nevzniká, a tudíž ani evidenční list není nutné vést, pro ty osoby s výdělečnou činností, která svým rozsahem nezakládá účast na nemocenském pojištění, případně do data 31. 12. 2011 nezaložila účast na důchodovém pojištění.

Je důležité vědět, že ELDP je nutné vést i pro výdělečně činné poživatele starobního důchodu, kteří ještě nedosáhli důchodového věku a pobírají tzv. předčasný starobní důchod. Dále je ELDP veden pro poživatele invalidního důchodu pro invaliditu prvního, druhého či třetího stupně a pro všechny poživatele starobního důchodu po dovršení důchodového věku, kteří jsou výdělečně činní.

A jak je to se souběhem činností u jednoho zaměstnavatele? Vykonává-li pojištěnec v průběhu kalendářního roku dvě, tři a více výdělečných, vzájemně se překrývajících činností zakládajících účast na nemocenském a důchodovém pojištění, vyhotoví pak zaměstnavatel samostatné ELDP pro každou činnost zvlášť.

Termíny a náležitosti ELDP

Každý zaměstnavatel (má-li tuto povinnost) musí za své zaměstnance podat ELDP do 30. dubna následujícího kalendářního roku (za rok 2019 tedy do 30. 4. 2020). Pokud účast na důchodovém pojištění skončila v průběhu roku, je třeba ELDP podat do jednoho měsíce po konečném vyúčtování příjmů, nejpozději však do 31. ledna následujícího kalendářního roku.

Pokud došlo k úmrtí osoby, za níž je ELDP potřeba vyhotovit, předkládáme jej na vyžádání orgánu sociálního zabezpečení ve lhůtě jím určené, nebo do tří měsíců od úmrtí, pokud do té doby nedošlo k výzvě od příslušného orgánu sociálního zabezpečení.

ELDP obsahuje tyto údaje:

• identifikační údaje zaměstnavatele,
• jméno, příjmení (poslední), rodné příjmení, datum a místo narození, trvalý pobyt a rodné číslo zaměstnance,
• druh výdělečné činnosti,
• dobu účasti na důchodovém pojištění,
• vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti,
• vyloučené doby při stanovení osobního vyměřovacího základu (zde jde např. o dočasnou pracovní neschopnost, karanténu, ošetřování dítěte či péči o dítě ve věku do 10 let či jiného člena domácnosti),
• doby po dni dosažení věku potřebného pro nárok na starobní důchod, které nejsou považovány za výkon výdělečné činnosti pro účely zvýšení procentní výměry starobního důchodu.

Zaměstnavatel vyhotovuje dva stejnopisy evidenčního listu. Jeden dostává zaměstnanec a druhý předkládá zaměstnavatel příslušné správě sociálního zabezpečení. Dnes už je možné naštěstí podat ELDP elektronicky vyplněním příslušného formuláře na webu České správy sociálního zabezpečení.

Řada účetních si jistě s hrůzou v očích vybaví ještě doby, kdy se ELDP vyplňovaly pouze na psacím stroji. Nejeden častokrát málem letěl z okna. Tato možnost existuje stále, ale využívá ji jen minimum firem. Tiskopisy jsou v tomto případě třídílné, jeden originál a průpis dvou stejnopisů. Všechny výtisky takového tiskopisu musí být opatřeny podpisem pověřeného zaměstnance, případně oprávněného zástupce zaměstnavatele a jeho razítkem.

Nepřipouštějí se opravy rodného čísla, rodného příjmení, variabilního symbolu, identifikačního čísla, údajů v oddílu 2 – Průběh pojištění v daném roce, ani typu ELDP. Pokud tedy došlo v některé z těchto částí k chybě, nezbývá nic jiného, než vyplnit nový tiskopis a začít se skřípěním zubů pěkně od začátku.

Elektronické podání ELDP

Společnosti dnes mohou podávat ELDP elektronicky, ve formě datové zprávy (tzv. e-Podání), kterou odešlou ze své datové schránky místně příslušné okresní správě sociálního zabezpečení („OSSZ“).

Další možností je zaslání ELDP do elektronické podatelny Veřejné rozhraní pro e-Podání ČSSZ podepsaného uznávaným elektronickým podpisem, případně prostřednictvím NIA (národní identitní autority), pokud dotyčná osoba disponuje občanským průkazem vydaným po 30. 6. 2018 s aktivovaným kontaktním elektronickým čipem.

Mnohé dnešní účetní a mzdové programy mají software podporující službu e-Podání.
 

Odeslat ELDP elektronicky můžete také z programu POHODA i programu PAMICA.
 

Firmy mohou samozřejmě podat ELDP v papírové podobě na předepsaném tiskopisu vydávaném Českou správou sociálního zabezpečení. Od 1. ledna 2018 existuje možnost podat ELDP ve formátu PDF s připojeným QR kódem, jenž je tiskovým výstupem služby Tiskopisy ePortálu České správy sociálního zabezpečení.

Jde o internetovou aplikaci, kde se dá na obrazovce počítače vyplnit tiskopis ELDP a vytisknout jej buď do originálního tiskopisu, nebo ve formátu PDF s připojeným QR kódem. Aplikace umožňuje přímé vyplnění údajů do šablony interaktivního formuláře a tisk údajů do originálního tiskopisu ELDP.

ELDP předkládá zaměstnavatel příslušné pobočce České správy sociálního zabezpečení podle umístění svého sídla. Pokud by šlo o osobu s nárokem na důchod z důchodového pojištění příslušníků ozbrojených sil, předkládáme v takovém případě ELDP orgánům Ministerstva obrany, vnitra nebo spravedlnosti, dle příslušnosti k rozhodování.

V případě, že podání nesplní zveřejněné podmínky, tak se k němu nepřihlíží. V takovém případě je však příslušná OSSZ povinna upozornit toho, kdo ELDP podal.