Zaměstnavatelé jsou povinni evidovat a uchovávat o svých zaměstnancích předepsané nezbytné údaje, které jsou obsaženy ve mzdových a personálních dokladech. Povinnost uschovávat písemnosti mzdového a personálního charakteru vyplývají z příslušných zákonných předpisů.

Posouzení doby archivace mzdových či personálních dokladů se odvíjí od obsahu těchto písemností a účelu, pro jaký mají být tyto doklady uschovány. Doba archivace a obsah předepsaných písemností jsou posuzovány jinak pro účely zákoníku práce, jinak pro účely důchodového pojištění, z hlediska zákona o daních z příjmů nebo z pohledu zákona o účetnictví.

Jedním z nejdůležitějších a nejobsáhlejších mzdových dokladů je mzdový list zaměstnance.

Obsah mzdových listů z pohledu zákona o daních z příjmů

Obsah mzdových listů je předepsán v ustanovení § 38j zákona o daních z příjmů (dále jen „ZDP“). Zaměstnavatelé jsou povinni vést za každý měsíc i celé zdaňovací období pro poplatníky s příjmy ze závislé činnosti (tzn. zaměstnance):

• mzdové listy,
• rekapitulaci o sražených zálohách na daň z příjmů,
• rekapitulaci o dani sražené podle zvláštní sazby daně.

Mzdový list pro účely daně z příjmů musí obsahovat:

• poplatníkovo jméno a příjmení, a to i dřívější,
• rodné číslo, u daňového nerezidenta datum narození, číslo pasu nebo jiného dokladu prokazujícího jeho totožnost, kód státu, jehož je rezidentem a bylo-li mu tímto státem přiděleno, i daňové identifikační číslo a rodné číslo,
• bydliště a u daňového nerezidenta bydliště ve státě, jehož je rezidentem,
• jméno, příjmení a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani podle § 35ba ZDP (na manželku/manžela) a daňové zvýhodnění (na děti) a dále výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně podle § 15 ZDP (dary, úroky z úvěru použitého na financování bytových potřeb, pojistné na životní pojištění a penzijní připojištění atd.), částek slevy na dani podle § 35ba ZDP (na poplatníka, na manželku/manžela, částečný či plný invalidní důchod, ZTP/P, student) a daňové zvýhodnění (na děti) s uvedením důvodu jejich uznání,
• den nástupu poplatníka do zaměstnání a u poplatníka, který je daňovým nerezidentem, den ukončení zaměstnání v České republice.

Za každý kalendářní měsíc musí mzdový list pro účely daně z příjmů dále obsahovat:

• úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu na to, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích,
• částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd,
• povinné pojistné z úhrnu zúčtovaných mezd,
• základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,
• vypočtenou zálohu nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně,
• měsíční slevu na dani podle § 35ba ZDP (na poplatníka, na manželku/manžela, částečný či plný invalidní důchod, ZTP/P, student) a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba ZDP,
• měsíční daňové zvýhodnění (na děti), měsíční slevu na dani podle § 35c ZDP, měsíční daňový bonus a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba a § 35c ZDP,
• skutečně sraženou zálohu,
• součet údajů za zdaňovací období a úhrn vyplacených měsíčních daňových bonusů.

Plátci daně nebo plátcovy pokladny jsou navíc v souladu s ustanovením § 38j odst. 8 ZDP povinni na mzdovém listě dále uvést za každý kalendářní měsíc a v úhrnu za celé zdaňovací období:

• pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a na všeobecné zdravotní pojištění, které je podle zvláštních právních předpisů ze svých příjmů ze závislé činnosti a funkčních požitků povinen platit poplatník,
• u poplatníka, na kterého se vztahuje povinné zahraniční pojištění stejného druhu, příspěvky poplatníka na toto zahraniční pojištění.

Obsah mzdových listů z pohledu důchodového pojištění

Zaměstnavatelé jsou povinni vést předepsané informace o zaměstnancích pro účely důchodového pojištění. Mnohé z těchto předepsaných údajů se evidují v mzdových listech již pro účely zákona o daních z příjmů. Pokud zaměstnavatelé doplní do mzdových listů informace nad rámec ZDP, pak nemusejí tyto informace sledovat v další duplicitní evidenci.

Pro účely důchodového pojištění je vhodné ze mzdových listů vyčíst:

• příjmení (včetně dřívějšího), jméno, datum narození, místo trvalého pobytu, státní občanství zaměstnance,
• byl-li zaměstnanec účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti, údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění,
• rodné číslo,
• vznik a skončení pracovního poměru nebo jiného vztahu k zaměstnavateli, který ukládá účast na důchodovém pojištění,
• vyměřovací základ pro stanovení pojistného na sociální zabezpečení za příslušná rozhodná období podle zvláštního zákona,
• dobu dočasné pracovní neschopnosti, s výjimkou dočasné pracovní neschopnosti, kterou si občan přivodil úmyslně, a karantény,
• dobu, po kterou trvala potřeba ošetřování nebo péče o dítě ve věku do 10 let nebo jiného člena domácnosti, nejde-li o osoby, které podle zákona o nemocenském pojištění nemají nárok na ošetřovné, a skutečnost, zda pojištěnec v žádosti o ošetřovné uvedl, že je osamělý, a dobu před porodem, po kterou nebyla vykonávána výdělečná činnost z důvodu těhotenství, nejdříve však od začátku osmého týdne před očekávaným dnem porodu, do dne, který bezprostředně předchází dni porodu,
• dobu pracovního volna bez náhrady příjmu a neomluvené nepřítomnosti v práci,
• záznam, zda zaměstnanec pobírá starobní či invalidní důchod a kdo jej vyplácí, druh starobního důchodu a datum vzniku nároku na starobní důchod, popřípadě číslo rozhodnutí o přiznání důchodu, jde-li o poživatele důchodu vypláceného orgány ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti,
• informaci, zda je či byl poživatel důchodu na základě výdělečné činnosti mimo území ČR účasten důchodového pojištění.

Pro účely zdravotního pojištění je navíc vhodné ve mzdovém listě uvádět i zdravotní pojišťovnu zaměstnance.

Vzor mzdového listu vytvořeného v progamu PAMICA:

Archivace mzdových listů

1. Z pohledu účetnictví

Účetní jednotky mají povinnost pro účely vedení účetnictví uschovávat po stanovenou dobu účetní záznamy. V souladu s ustanovením § 32 odst. 2 zákona o účetnictví mohou být i mzdové listy považovány za účetní záznamy.

Pro účely účetnictví je nezbytné nejen mzdové listy, ale i další dokumenty související se mzdovou evidencí (výplatní listiny, rekapitulace mezd, rekapitulace zdravotního pojištění, seznam zaměstnanců u zdravotních pojišťoven atd.) uchovávat po dobu 5 let počínaje koncem účetního období, kterého se týkají.

2. Z pohledu důchodového pojištění

Zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, vzniká povinnost tyto dokumenty uchovávat po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Za účetní záznamy se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání, záznamy o evidenci pracovní doby, včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.

Mzdové listy je nezbytné při archivaci uložit na takovém místě, kdy bude zajištěna jejich bezpečnost a minimalizováno riziko jejich znehodnocení, například vlivem povětrnostních vlivů, požáru atd. Mzdové listy musí být také chráněny proti zneužití osobních údajů.

V papírové podobě by měly být mzdové listy uloženy například v uzamykatelné skříni se zvýšenou protipožární ochranou na místě nepřístupném nepovolaným osobám. Při archivaci v elektronické podobě je zase nutné zajistit čitelnost dat po celou dobu archivace a ochranu proti zneužití či ztrátě dat.