Kontrolní mechanismy v Pohodě

Ještě před tím, než začneme pracovat na účetní závěrce, je potřeba si zkontrolovat, že máme zaúčtované všechny případy běžného roku. Začněme tím, že v agendě Vydané faktury zkontrolujeme, zda máme vystavené všechny faktury.

Projdeme si všechny uzavřené smlouvy a zkontrolujeme, zda máme vyfakturováno vše včetně případných pozastávek (zádržného). Na výnosy, které spadají věcně do daného roku, popř. do části roku, ale zatím nemají být dle smlouvy fakturovány, vytvoříme buď dohadné položky aktivní (pokud není známa přesná částka), nebo příjmy příštích období (pokud je známa přesná částka).

V agendě Vydané faktury si seřadíme faktury dle odběratelů a zkontrolujeme pravidelně fakturované paušály (měsíčně, čtvrtletně či za jiné období), zda máme u dané firmy vyfakturováno vše.

Dále si projdeme agendu Vydané zálohové faktury a zkontrolujeme, zda máme vyfakturovány konečné faktury ke všem zálohám. Tam, kde dosud byla jen záloha, a ještě nenastal důvod pro fakturaci, prověříme, zda nevznikly důvody pro tvorbu dohadné položky aktivní na výnosy.

Podobný postup zopakujeme v případě přijatých faktur. Tj., seřadíme si je dle dodavatele a zkontrolujeme, zda máme zaúčtované doklady za každé období k pravidelně se opakujícím platbám, a to včetně poslední za prosinec. Chybějící doklady vyžádáme od dodavatele nebo vytvoříme dohadné položky pasivní. Stejně tak zkontrolujeme, zda máme vyúčtované všechny zaplacené zálohy.

V agendě Banka zkontrolujeme, zda souhlasí zůstatky jednotlivých účtů se zůstatkem dle výpisů z účtu a zůstatkem dle jednotlivých analytických účtů 221.

V agendě Pokladna zkontrolujeme zůstatek dle agendy Pokladna na fyzický stav pokladny a účet 211. Zkontrolujeme, zda nemáme v pokladně pohyby v haléřích. Pokladna se vždy vede v hodnotách platných bankovek a mincí.

V programu POHODA v agendě Účetní deník (Účetnictví/Účetní deník) najdeme několik tiskových sestav, díky kterým snadno zkontrolujeme, zda nám něco nechybí. První z nich nám ukáže všechny doklady, u nichž nám zůstala předkontace Nevím, a nejsou tudíž zaúčtované v deníku.

Najdeme ji v Účetnictví/Účetní deník, tisková sestava Kontrolní sestavy/Doklady k zaúčtování (předkontace Nevím). Při uzavírání účetnictví bychom měli mít zaúčtovány všechny případy, a je tedy potřeba všechny doklady s předkontací Nevím zaúčtovat.

Podobně si přes tiskovou sestavu Mimoúčetní záznamy (předkontace Bez) – najdeme ji tamtéž – zkontrolujeme všechny doklady s předkontací Bez. Tyto také nevstupují do účetnictví. Zde již můžeme mít doklady, u kterých je předkontace bez správně, např. zapsané zálohové faktury nebo doklady z minulých let. Neměla by nám ale zůstat u dokladů, které mají být v běžném období do deníku zaúčtovány.

Dále si zkontrolujeme, zda nemáme účtováno na účty, které se již v účtové osnově nenacházejí. Tisková sestava Účetnictví/Účetní deník, tisková sestava Kontrolní sestavy/Kontrola účtů.

Inventarizace skladu v Pohodě

Před zahájením inventury je potřeba přepočítat váženou nákupní cenu –Sklady/Zásoby/Záznam/Přecenění nákupních cen. V případě, že aktualizace vážené nákupní ceny odhalí záporné stavy, je potřeba je odstranit ještě před sestavením inventury – zkreslují výpočet vážené nákupní ceny.

Ke zpracování inventury k určitému datu slouží agenda Sklady/Inventura. V programu POHODA MDB a POHODA SQL je možné sestavit pouze jednu inventuru (na rozdíl od E1), proto se při sestavování přepíše ta předchozí.

K sestavení inventury použijeme pokyn Záznam/Sestavení inventury. Volba Sestavit k datu – datum, k němuž sestavujeme inventuru. Zpravidla 31. 12. Volba Sestavit pro sklad umožňuje vybrat sklad, pro který se bude inventura dělat. Volba Zahrnout zásoby bez pohybu zahrne do inventury i zásoby, k nimž nebyly v daném období žádné pohyby. Přepočet vážené nákupní ceny zásob je doporučeno provést před sestavováním inventury. Dále klikneme na Sestavit.

V připravené inventuře v poli Skutečnost je u každé položky vyplněný evidenční stav. Pokud se liší od skutečného, změníme u položky údaje, které se liší, a napíšeme její skutečný stav a program POHODA poté vyčíslí rozdíly.

Pro zaúčtování manka otevřete výklopný seznam pod volbou Zaúčtování a vyberete příslušný typ zaúčtování. U skladu A se objeví možnost upravit přednastavený účet. U skladů B se volba účtu nezobrazuje. V případě přebytku je postup obdobný.

Při úpravě skutečného množství zásob se po uložení automaticky zatrhne volba Zkontrolováno. U položek, kde nedochází ke změně, zatrhněte pole ručně. Pole je pouze evidenční.

Inventurní rozdíly srovnáme povelem Záznam/Zaúčtování inventury – vytvoří příjemku na přebytky a výdejku na manka. V průvodci zaúčtování lze nastavit text dokladu, dokladovou řadu a způsob ocenění.

Pro kontrolu zaúčtování inventurních rozdílů otevřeme Sklady/Příjemky, kde najdeme příjemku na přebytky. Jednotlivé položky zkontrolujeme na záložce Položka příjemky. Zaúčtování je u skladů a pod záložkou Zaúčtování. U skladů B záložka Zaúčtování není. Zaúčtování mank zkontrolujeme podobně i v agendě Sklady/Výdejky. Na základě výdejky a příjemky dojde k úpravě Stavu zásoby v agendě Zásoby.

Pro podrobné seznámení se s postupem doporučuji shlédnout videonávody, a to jak pro program POHODA MDB a POHODA SQL, tak pro program POHODA E1.

Tab.: Zaúčtování inventarizačních rozdílů
 

* DHM = dlouhodobý hmotný majetek

Inventarizace pohledávek a závazků v Pohodě

Program POHODA umí vygenerovat v agendě Vydané faktury tiskovou sestavu Inventarizace pohledávek sloužící k odsouhlasení pohledávek s odběrateli. Podobnou sestavu Inventarizace závazků najdeme i v agendě Přijaté faktury.

Kromě toho bychom měli provést křížovou kontrolu zůstatku na účtu 311 s agendou Vydané faktury (sestava Kniha pohledávek, Sestavit k datu 31. 12., zatrhnout volbu Pouze faktury a volbu Pouze neuhrazené) a saldo účtu 311 k 31. 12.

Může se stát, že bude souhlasit saldo s účtem 311, ale nebude odpovídat knize pohledávek. To může mít řadu důvodů, např. předkontace Bez/Nevím, tam kde nemá být, některé faktury byly přeplaceny nebo uhrazeny víckrát, použili jsme likvidaci bez vazby nad vydanými fakturami (v účetnictví je toto chyba – každá operace s pohledávkou včetně zúčtování kurzového rozdílu musí být zaúčtována) atd.

Pro zobrazování přeplatků faktur je podmínkou mít zobrazování přeplatků aktivované v Globálním nastavení. Program eviduje přeplatky u pohledávek a závazků ve sloupci Přeplatek a Přeplatek k vyrovnání. Dále v agendách Fakturace je i sestava na Přeplatky. Obdobně zkontrolujeme účet 321, knihu přijatých faktur a saldo 321.

Zkontrolujeme, zda neevidujeme nějaké nezapočtené pohledávky/závazky a opravné doklady k nim, které nejsou uhrazeny. Pokud je zjevné, že měly být hrazeny zápočtem, zaúčtujeme jednostranný zápočet. Zaúčtujeme kurzové rozdíly, zaokrouhlovací rozdíly a drobné nedoplatky, které nebudeme hradit.

Připravíme seznam pohledávek a závazků, které jsou neodůvodněně delší dobu po splatnosti (dle vnitřních pravidel zpravidla více než 30 dní) a dáme je ke schválení jednateli. Tam, kde je důvod, vytvoříme opravné položky, popř. dle pokynů jednatele odepíšeme (závazek 321/648 – daňově, pohledávku 546/311 – daňově do výše zákonné opravné položky), rozpustíme opravné položky u uhrazených/odepsaných pohledávek.

Zkontrolujeme nevyúčtované zálohy – účet 314 a 324, agenda Fakturace/Vydané/Přijaté zálohové faktury. Zde by měly zůstat jen zálohy, které se prokazatelně budou zúčtovávat v dalším roce. V rámci inventarizace bychom měli zkontrolovat všechny rozvahové účty a zdokladovat zůstatek.

Vyřazení a zařazení majetku

V rámci inventarizace zkontrolujeme zůstatky na účtech pořízení majetku a zařadíme majetek z účtu pořízení 04X na majetkové účty, nastavení odpisového plánu a zaúčtování odpisů.

Dále zkontrolujeme účet, který používáme během roku pro účtování technického zhodnocení majetku, což může být účet 04X popř. 511 podle zvoleného postupu účtování.

Zkontrolujeme účet 518, zda v nákladech nemáme zaúčtován dlouhodobý nehmotný majetek. Pozor na tvorbu webových stránek či e-shopů na míru, které můžou být rozdělené mezi několik různých dokladů i od různých dodavatelů, např. za tvorbu grafiky, programování, popř. kódování webu, webdesign atd.

Pokud tvorba webu či e-shopu přesáhne částku stanovenou limitem účetní jednotky (nejčastěji 60 000 Kč dle limitu pro účely daně z příjmů) a doba použitelnosti je delší než jeden rok, je potřeba přeúčtovat z účtu 518 na účet pořízení dlouhodobého nehmotného majetku 041. A ke dni zařazení do užívání zaúčtovat na účet 013 – Software.

Zaúčtujeme vyřazení majetku, který již účetní jednotka nemá v evidenci.

Opět se podívejte na podrobné postupy do videonávodů:

• zadání majetku, technického zhodnocení apod.,
• nastavení účetních odpisů.

Tab.: Účtování o majetku
 

* DNM = dlouhodobý nehmotný majetek
** FAV = faktury vydané

Tab.: Účtování odpisů
 

Související článek:
Účetní závěrka v programu POHODA – 2. díl