Dne 30. července 2020 nabyla účinnosti novela zákoníku práce (dále jen „ZP“) v bodech týkajících se doručování písemností v pracovněprávních vztazích. Jedná se o reakci na praktické problémy v doručování mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Snahou zákonodárce bylo dosavadní způsoby zjednodušit a odstranit stávající obtíže s doručováním.

Podle ZP písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance, důležité písemnosti týkající se odměňování, jimiž jsou mzdový výměr nebo platový výměr a záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce, musí být doručeny zaměstnanci do vlastních rukou.

V praxi mnohdy docházelo k problémům, které vznikaly v souvislosti s požadavkem, aby zaměstnavatel nejprve prokázal, že písemnost nebylo možné doručit zaměstnanci osobně do vlastních rukou na pracovišti, v jeho bytě nebo kdekoliv by byl zastižen, anebo prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací.

Nově se zavádí pravidlo, resp. postup, že zaměstnavatel doručuje písemnost zaměstnanci do vlastních rukou na pracovišti. A není-li to možné, může ji doručit do vlastních rukou jakýmkoliv z dalších vyjmenovaných způsobů doručení.

Primární povinností zaměstnavatele je tedy vždy doručení na pracovišti. Až teprve pokud tento způsob není možný, lze postupovat jinak. Výčet dalších způsobů doručení je soupisem možností, které může zaměstnavatel využít, tj. lze uplatnit kterýkoliv způsob.

Výčet sekundárních možností doručení je následující – zaměstnavatel může písemnost doručit zaměstnanci:

• kdekoliv bude zaměstnanec zastižen,
• prostřednictvím provozovatele poštovních služeb,
• prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací nebo
• prostřednictvím datové schránky.

Doručování zaměstnavatelem prostřednictvím provozovatele poštovních služeb

Nově je zavedeno, aby zaměstnavatel doručoval písemnost zaměstnanci prostřednictvím provozovatele poštovních služeb na adresu, kterou mu zaměstnanec písemně sdělil. Stanovuje se tedy určitá míra odpovědnosti zaměstnance v oblasti písemného oznámení aktuální adresy, na kterou chce, aby mu bylo zaměstnavatelem v rámci základního pracovněprávního vztahu doručováno.

Je tedy povinností zaměstnance, aby písemně nahlásil správné a aktuální údaje k doručování. Zaměstnanci je pak třeba zdůraznit, že ponese parciální odpovědnost v oblasti doručování a odpovídá za svou ohlašovací povinnost doručovací adresy vůči zaměstnavateli.

Písemnost, kterou doručuje zaměstnavatel prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, zasílá zaměstnavatel na poslední adresu zaměstnance, kterou zaměstnanec zaměstnavateli písemně sdělil. Písemnost může být doručena také tomu, koho zaměstnanec k přijetí písemnosti určil na základě písemné plné moci s úředně ověřeným podpisem zaměstnance.

Doručení písemnosti zaměstnavatele doručované prostřednictvím provozovatele poštovních služeb musí být doloženo písemným záznamem o doručení. Nebyl-li zaměstnanec, kterému má být písemnost doručena prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, zastižen, uloží se písemnost v provozovně provozovatele poštovních služeb nebo u obecního úřadu.

Zaměstnanec se vyzve písemným oznámením o neúspěšném doručení písemnosti, aby si písemnost do 15 dnů vyzvedl; zároveň se mu sdělí, kde, od kterého dne a v kterou dobu si může písemnost vyzvednout. V tomto oznámení musí být zaměstnanec rovněž poučen o následcích odmítnutí převzetí písemnosti nebo neposkytnutí součinnosti nezbytné k doručení písemnosti.

Oproti původnímu znění došlo ke sjednocení lhůty podle ZP se standardní lhůtou pro uložení zásilky České pošty z původních deseti pracovních dní na 15 kalendářních dní.

Dále nově již není nutné o poučení o důsledcích nevyzvednutí písemnosti, ať už z důvodů odmítnutí převzetí, nebo neposkytnutí součinnosti k převzetí, sepisovat písemný záznam. Pro zjednodušení daného procesu stačí písemné oznámení s poučením.

Povinnost zaměstnavatele doručit písemnost je pak splněna v těchto případech:

• jakmile zaměstnanec písemnost převezme,
• jestliže si zaměstnanec písemnost nevyzvedne do 15 dnů, považuje se za doručenou posledním dnem této lhůty (tato nedoručená písemnost se odesílajícímu zaměstnavateli vrátí).

Jestliže zaměstnanec doručení písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb znemožní tím, že poštovní zásilku obsahující písemnost odmítne převzít, nebo neposkytne součinnost nezbytnou k doručení písemnosti, považuje se písemnost za doručenou dnem, kdy ke znemožnění doručení písemnosti došlo.

Je-li tedy písemnost doručována prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, musí zaměstnavatel vybrat takovou poštovní službu, aby z uzavřené poštovní smlouvy vyplývala povinnost doručit poštovní zásilku obsahující písemnost za výše uvedených podmínek (Česká pošta, s.p. tyto podmínky splňuje).

Doručování zaměstnavatelem prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací

Doručování zaměstnavatelem prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací (e-mailem) nezaznamenalo v novele změn. Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může, tak jako doposud, zaměstnavatel písemnost doručit výlučně tehdy, jestliže zaměstnanec s tímto způsobem doručování vyslovil písemný souhlas a poskytl zaměstnavateli elektronickou adresu pro doručování.

Takto doručovaná písemnost musí však být podepsána uznávaným elektronickým podpisem a za doručenou se písemnost považuje dnem, kdy převzetí potvrdí zaměstnanec zaměstnavateli datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem.

Zároveň je doručení písemnosti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací neúčinné, jestliže se písemnost zaslaná e-mailem zaměstnance vrátila zaměstnavateli jako nedoručitelná nebo jestliže zaměstnanec do třech dnů od odeslání písemnosti nepotvrdil zaměstnavateli její přijetí datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem.

Doručování zaměstnavatelem prostřednictvím datové schránky

Nově se zavádí další možnost elektronického způsobu doručování písemností zaměstnavatelem zaměstnanci, a to doručování do datové schránky. Jednou z podmínek je písemný souhlas zaměstnance s doručováním do datové schránky.

Tento souhlas je možné udělit dvěma způsoby:

• vždy pro každý konkrétní případ doručování písemnosti,
• anebo udělit souhlas jako paušální.

Při doručování do datové schránky by mělo dojít k zjednodušení procesu tím, že již není vyžadována podmínka podepsání písemnosti uznávaným elektronickým podpisem a ani podmínka potvrzení převzetí písemnosti zaměstnancem datovou zprávou podepsanou jeho uznávaným elektronickým podpisem.

Současně se nově stanoví fikce doručení písemnosti prostřednictvím datové schránky, a to ve lhůtě deseti dnů ode dne jejího dodání do datové schránky zaměstnance. Jestliže se tedy zaměstnanec nepřihlásí do datové schránky ve lhůtě deseti dnů ode dne dodání písemnosti do datové schránky, považuje se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty.

Doručování písemnosti určené zaměstnavateli zaměstnancem

V praxi se poměrně často vyskytovaly případy, kdy zaměstnanec nebyl schopen doručit písemnost svému zaměstnavateli, neboť ten se v sídle zapsaném ve veřejném rejstříku fyzicky již nenacházel. Stávalo se tak po ukončení déle trvajících překážek v práci (např. rodičovská dovolená).

Zaměstnanec či zaměstnankyně se v takovémto případě ocitli v neřešitelné situaci, kdy nejen že nemohli konat práci, ale ani z vlastní vůle nemohli pracovní poměr rozvázat.

Dle současného znění ZP zaměstnanec doručuje písemnost určenou zaměstnavateli následujícími způsoby:

• zpravidla osobním předáním v místě sídla zaměstnavatele (na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen toto doručení písemnosti potvrdit),
• pokud s tím zaměstnavatel souhlasí, může zaměstnanec doručit písemnost prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací na elektronickou adresu (e-mail), kterou zaměstnavatel pro tento účel zaměstnanci oznámil; tato písemnost však musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem zaměstnance,
• jestliže s tím zaměstnavatel souhlasí, může zaměstnanec doručit písemnost určenou zaměstnavateli prostřednictvím datové schránky.

Za doručenou zaměstnavateli se pak považuje písemnost:

• pokud ji zaměstnavatel převzal; pokud ji odmítne převzít, neposkytne součinnost nebo jinak znemožní její doručení, považuje se písemnost za doručenou dnem, kdy k takové skutečnosti došlo,
• písemnost doručovaná prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací (e-mailem) je doručena dnem, kdy její převzetí potvrdí zaměstnavatel zaměstnanci datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem nebo zapečetěnou svou uznávanou elektronickou pečetí. Doručení tímto způsobem je však neúčinné, jestliže se písemnost zaslaná e-mailem vrátila zaměstnanci jako nedoručitelná nebo jestliže zaměstnavatel do tří dnů od jejího odeslání nepotvrdil zaměstnanci její přijetí datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem nebo zapečetěnou svou uznávanou elektronickou pečetí,
• písemnost doručovaná prostřednictvím datové schránky je doručena dnem dodání písemnosti do datové schránky.

Nově tedy i zaměstnavatel ponese odpovědnost za to, že řádně neposkytl součinnost k převzetí písemnosti, odmítl písemnost převzít nebo znemožnil doručení písemnosti. Dnem, kdy dojde k takovéto skutečnosti, se písemnost považuje za doručenou, což by mělo vyřešit problémy s doručováním písemností těžko zastižitelným zaměstnavatelům (nevyskytujícím se v sídle či provozovně).

Nové je doručení do datové schránky zaměstnavatele a jeho podmínky. Pro úspěšné doručení do datové schránky zaměstnavatele se nevyžaduje, aby zaměstnavatel s tímto způsobem doručování souhlasil písemně, jako je tomu v případě zaměstnance.

A zároveň se nevyžaduje (oproti doručování e-mailem), aby písemnost byla podepsána uznávaným elektronickým podpisem a aby převzetí písemnosti zaměstnavatel potvrdil datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem nebo uznávanou elektronickou pečetí.