Saldo nebo také saldokonto slouží jako pomocná účetní evidence (analytická evidence) k syntetickým účtům pohledávek a závazků. Dává přehled o spárování jednotlivých pohledávek a závazků s jejich úhradami. Správné používání salda pomáhá při inventarizaci účtů i při průběžné kontrole účetnictví. V článku si ukážeme, jak pracovat se saldem v programu POHODA.

Nastavení saldokontních účtů

Ještě před tím, než začneme se saldem pracovat, je potřeba si nastavit účty, které se mají v saldu zobrazit. A to zaškrtnutím volby Sledovat saldokonto v agendě Účtová osnova (v nabídce Účetnictví zvolíme agendu Účtová osnova).

Program POHODA má implicitně nastavené sledování salda u účtů 311 a 321. Všem účetním jednotkám doporučuji nastavit sledování salda též u účtů 314 a 324, tedy u poskytnutých a přijatých záloh. Sledování salda se hodí u většiny účtů třídy 3 (pohledávky a závazky). Z ostatních skupin lze doporučit další účty, kde sledujeme pohledávky nebo závazky a jejich úhradu, např. účty poskytnutých záloh na dlouhodobý majetek 05x a na zásoby 15x.

Sledování salda může být praktické i na účtu pořízení majetku – pro snadnou kontrolu, zda byl veškerý majetek zařazen (tj. účty 04x). Také u některých dlouhodobých závazků účtové třídy 4 může být užitečné sledovat saldo. Jde např. o závazky účtované ve třídě 46x (tj. úvěry) a 47x – Dlouhodobé závazky.

Na zvážení účetní jednotky je, zda bude saldo sledovat i u účtů časového rozlišení 38x. Při správném používání párovacích symbolů může saldo pomoci při sledování, zda bylo řádně zúčtováno časové rozlišení. V některých situacích (např. u rozlišování na měsíční bázi) může být ale saldo 38x nepřehledné.

Správné používání párovacích symbolů je nezbytné, pokud se rozhodneme saldokonto sledovat u účtu 261 – Peníze na cestě. U účetních jednotek s menším pohybem na účtu 261 může být sledování salda zbytečné. Naopak při větším pohybu na účtu 261 může správně nastavené saldo pomoci při hledání rozdílů na účtu 261 (např. nezaúčtovaných kurzových rozdílů).

Sestavení salda

Pro sestavení salda slouží agenda Účetnictví/Saldo. Po jejím spuštění se nám zobrazí dialogové okno pro nastavení salda.

V dialogovém okně nastavíme, k jakému datu chceme sestavit saldo. Pro běžnou kontrolu účetnictví můžeme ponechat aktuální datum. Pokud sestavujeme inventarizaci účtů, zadáme, k jakému datu děláme inventarizaci. Obvykle se jedná o poslední kalendářní den období – měsíce, čtvrtletí či roku. Zatržením nebo zrušením zatržení volíme, zda chceme saldo sestavit kumulovaně po dokladech nebo položkově.

Pokud ponecháme zatrženou volbu Odstranit záznamy vyrovnaného salda, zobrazí se nám pouze nevypárované položky, tj. neuhrazené faktury, platby bez dokladu. Tyto nevypárované položky bychom měli pravidelně kontrolovat, protože nám pomohou odhalit chybu v účtování, např. neuhrazené faktury, platby bez dokladu, nezúčtované kurzové rozdíly, přeplatky či nedoplatky apod. V případě účtů záloh (314, 324, 05x a 15x) také odhalíme nevypořádané zálohy.

Pokud naopak zrušíme zatržení u volby Odstranit záznamy vyrovnaného salda, zobrazí se nám celý účet včetně vypárovaných položek. To může být užitečné např. v případech, kdy hledáme zaúčtování a likvidaci konkrétního dokladu.

Saldo se primárně sestavuje podle párovacího symbolu. Ten má vždy přednost před variabilním symbolem. Můžeme ho nastavit odlišně od variabilního symbolu, a tím zařídit párování položek, u kterých nelze měnit variabilní symbol. To může být užitečné například při párování účtů mezd – 331, 366 a odvodů z mezd 342, 336 apod.

Párovací symbol ale nemusí být vyplněný. Pokud není zadaný, pro párování se použije variabilní symbol (variabilní považujeme za párovací).

Zadáním párovacího symbolu odlišného od variabilního symbolu (kterým je např. IČ) snadno zkontrolujeme správné zaúčtování a likvidaci mezd a odvodů.

Zvolíme-li volbu Párovat dle párovacího symbolu a IČ, doklady, které nemají vyplněný variabilní symbol ani párovací symbol, se spárují podle stejného IČ.

Orientace v saldu

Po potvrzení dialogové volby se otevře agenda Saldo. Při otevření obsahuje saldo všech účtů, které jsou nastaveny jako saldokontní. Doklady v saldu jsou seskupeny podle párovacího symbolu.

Pro efektivní práci se saldem doporučuji použít filtrování. Nejprve si saldo vyfiltruji podle účtu, který mě zajímá, např. 311. Filtrování provedu tím, že kliknu myší na název sloupce Číslo účtu a do vyhledávacího pole zadám 311 a zmáčknu Enter. Podobně si můžu vytřídit i saldo pro konkrétní analytický účet (např. 311001).

Podobným způsobem si mohu záznamy vyfiltrovat také podle dalších údajů – názvu firmy, párovacího symbolu apod.

Pro zobrazení sloupců cizí měny stisknu pravé tlačítko myši v menu s popisy sloupců a v dialogovém okně vyberu volbu Sloupce. Volbu potvrdím levým tlačítkem myši.

Otevře se nastavení přístupných sloupců tabulky. Zde zaškrtám sloupce Cizí měna, CM částka MD a CM částka D.

Tím se nám zobrazí i sloupce MD a D v cizí měně a informace o měně, v jaké je daný zápis (např. EUR, USD).

Provádíme-li nějaké změny v účtování a chceme-li je promítnout v otevřené agendě Saldo, uděláme to přes nabídku Záznam a zvolíme povel Aktualizovat saldo. Není tudíž nutné po každé změně vypínat a znovu sestavovat saldo, aby se změna do salda promítla.

Tiskové sestavy

Pro lepší názornost, resp. vytištění salda slouží tiskové sestavy. Tiskové sestavy vyvoláme z menu stiskem tlačítka Tiskové sestavy, popř. klávesovou zkratkou Ctrl+T. Nebo z nabídky Soubor zvolíme povel Tiskové sestavy. Pro lepší práci s tiskovými sestavami doporučuji nejprve záznamy vyfiltrovat např. podle čísla účtu či firmy a teprve poté zobrazovat, popř. tisknout tiskovou sestavu. Nebude tolik obsáhlá a bude se nám s ní lépe pracovat.

Saldo si můžeme zobrazit podrobně po položkách (setříděno dle párovacího symbolu a podle jednotlivých účtů) – tisková sestava Saldo nebo součtově v tiskové sestavě Součet salda.

Pro pohledávky a závazky v cizí měně slouží tiskové sestavy Saldo v cizí měně a Součet salda v cizí měně.

Pokud chceme ze salda odstranit vypárovaný záznam – fakturu a úhradu, které mají různý variabilní symbol, stačí na prvotních dokladech zadat stejný párovací symbol. Stejný párovací symbol je také důležité zadat při ručním zúčtovávání přeplatků či nedoplatků, účtování kurzových rozdílů, vzájemných zápočtů, odpisů pohledávek či závazků nebo zúčtování záloh.

Pokud např. kurzový rozdíl nebo zápočet udělá program POHODA, párovací symbol se přiřadí dobře.

Při menším množství vytvářených opravných položek k pohledávkám může být praktické vytvářet opravné položky po jednotlivých firmách a do položek interního dokladu zadávat párovací symboly dle variabilních symbolů jednotlivých vydaných faktur. Při nastavení účtu 391 jako saldokontního nám to umožní mít jednoduše přehled o vytvořených opravných položkách a jejich rozpuštění přímo v programu POHODA.

Pro evidenci opravných položek jsme do říjnové verze programu POHODA přidali novou agendu Opravné položky.

Když při sestavování salda zvolíme možnost Párovat dle párovacího symbolu a IČ, nabídnou se nám tiskové sestavy Saldo (podle firem), Saldo v cizí měně (podle firem), Součet salda (podle firem) a Součet salda v cizí měně (podle firem). Tyto sestavy zobrazí saldo setříděné podle firem bez ohledu na číslo účtu.