Pojem faktura jako takový není v zákoně definován. Zákon o DPH upravující náležitosti pracuje s pojmem daňový doklad. Jde však o pojem vžitý a běžně užívaný v obchodním styku.

Nový občanský zákoník hovoří o obchodních listinách, kam náleží právě i faktury. V § 435 je uvedeno, že každý podnikatel je povinen uvádět na obchodních listinách a v rámci informací zpřístupňovaných veřejnosti prostřednictvím dálkového přístupu své jméno a sídlo.

Podnikatel zapsaný v obchodním rejstříku uvede na obchodní listině také údaj o tomto zápisu včetně oddílu a obchodní vložky. Podnikatel zapsaný v jiném veřejném rejstříku uvede údaj o svém zápisu do tohoto rejstříku, případně do jiné evidence, a uvede rovněž identifikující údaj, pokud mu byl přidělen.

Náležitosti faktur z hlediska zákona o účetnictví

Vedeme-li účetnictví, máme podle zákona o účetnictví (dále jen „ZoÚ“) povinnost dodržovat všeobecné účetní zásady. Jednou z nich je zásada dokladovosti, kdy každý účetní zápis musí být podložen účetním dokladem.

Tato zásada je charakteristickým rysem účetnictví a základní podmínkou průkaznosti účetnictví. Dále platí, že účetní jednotka je povinna vyhotovit účetní doklad bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jím zachycují.

Aby pak mohl být účetní záznam považován za účetní doklad, musí splňovat podmínky stanovené v § 11 ZoÚ. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy a musí obsahovat:

• označení účetního dokladu – v ZoÚ není přesně specifikováno, jaký způsob označení účetního dokladu má účetní jednotka zvolit, zpravidla je dokladům přiděleno nějaké číslo podle používaného účetního softwaru,
• obsah účetního případu a jeho účastníky – obsah účetního případu může být uveden i v cizím jazyce, ovšem pouze za předpokladu, že je splněna podmínka srozumitelnosti. Účastníci účetního případu musí být označeni tak, aby nemohlo dojít k jejich záměně či omylu. V případě fyzických osob jde obvykle o uvedení celého jména, bydliště a IČ, je-li jim přiděleno. V případě právnických osob je uveden obchodní název s dodatkem, sídlo a IČ,
• peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
• okamžik vyhotovení účetního dokladu – obvykle je uváděn den skutečného vystavení dokladu účetní jednotkou,
• okamžik uskutečnění účetního případu, v případě že není shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu,
• podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Účetní doklad nemusí být opatřen razítkem, v praxi je však často používáno, a to zejména proto, že obsahuje všechny povinné údaje o účastnících účetního případu.

Obr. 1: Příklad vydané faktury – neplátce DPH

Faktura byla vystavena v mobilní aplikaci mPOHODA.

Náležitosti faktur z hlediska zákona o DPH

Stejně jako účetní doklady také daňové musí splňovat určité náležitosti. Daňovým dokladem je podle § 26 zákona o DPH (dále jen „ZDPH“) písemnost splňující podmínky stanovené v ZDPH. Může mít listinnou či elektronickou podobu. Elektronickou v případě, je-li vystaven a obdržen elektronicky, přičemž s tím musí souhlasit osoba, pro kterou je uskutečňováno plnění.

Daňový doklad musí podle § 29 ZDPH obsahovat tyto údaje:

• označení osoby uskutečňující plnění a její daňové identifikační číslo – označením se rozumí obchodní firma v případě právnických osob, jméno v případě fyzických osob, dodatek ke jménu a sídlo,
• označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje a její daňové identifikační číslo, pokud jí bylo přiděleno – v případě fyzické osoby jde o kód CZ + rodné číslo, v případě právnické osoby je uveden kód CZ + IČ.
• evidenční číslo daňového dokladu,
• rozsah a předmět plnění, je-li v případě přijetí úplaty znám,
• den vystavení daňového dokladu – daňový doklad musí být vystaven do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň nebo uskutečnění plnění, nebo v některých případech do 15 dnů od konce kalendářního měsíce, kdy došlo k dodání zboží, poskytnutí služby, nebo byla přijata úplata,
• den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, vznikla-li před uskutečněním plnění povinnost ke dni přijetí úplaty přiznat daň nebo přiznat plnění, pokud se liší ode dne vystavení daňového dokladu,
• jednotkovou cenu bez daně a slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně,
• základ daně (může být uveden i v cizí měně),
• sazbu daně a výši daně v české měně, nejedná-li se o plnění osvobozené od daně, nebo není-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno,
• odkaz na příslušné ustanovení zákonenína, jde-li o plnění osvobozené od daně,
• formulaci „vystaveno zákazníkem“, pokud je osoba, pro kterou je plnění uskutečněno zmocněna k vystavení daňového dokladu,
• formulaci „daň odvede zákazník“, je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno – zde jde např. o dodání zboží do jiného členského státu, poskytnutí služby s místem plnění mimo tuzemsko, nebo uskutečnění plnění v režimu přenesení daňové povinnosti.

Existují speciální případy, kdy musí daňový doklad obsahovat ještě některé další údaje. Týká se to situací, kdy jsou použity zvláštní režimy DPH, jako jsou cestovní služby, nákup a prodej použitého zboží, uměleckých děl, sběratelských předmětů a starožitností, či nákup a prodej investičního zlata. Na dokladu pak musí být uvedeno, o jaký režim se jedná.

Výše uvedené náležitosti platí pro ty daňové doklady, u nichž celková částka za plnění převyšuje hodnotu 10 000 Kč včetně DPH. V opačném případě stačí vystavit zjednodušený daňový doklad, kde je úprava náležitostí podstatně shovívavější.

Jsou ale i případy, kdy zjednodušený daňový doklad nelze vystavit, ani když je jeho celková hodnota nižší než 10 000 Kč.

Je to tehdy, dochází-li k dodání zboží do jiného členského státu, na něž se vztahuje osvobození od daně s nárokem na odpočet daně, zasílání zboží do tuzemska s místem plnění v tuzemsku nebo také uskutečnění plnění, kde je povinna přiznat daň osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje. Posledním případem je prodej zboží, jež je předmětem spotřební daně z tabákových výrobků za jiné než pevné ceny pro konečného spotřebitele.

Jaké jsou tedy náležitosti zjednodušeného daňového dokladu? Takový doklad nemusí obsahovat:

• označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, a její DIČ,
• jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně,
• základ daně,
• výši daně, za předpokladu, že obsahuje částku celkem.

Existují ještě tzv. zvláštní daňové doklady, kam patří platební a splátkový kalendář, souhrnný daňový doklad, doklad o použití a potvrzení při dražbě a při prodeji mimo dražbu.

V souvislosti s daňovými doklady ještě zmiňme pojem tzv. auditní stopy. Daňový doklad nikdy není zcela nezávislým samostatným dokladem, ale vždy jsou na něj vázány další doklady, jako např. příjemky, bankovní výpisy, objednávky apod. Tyto doklady jsou auditní stopou, jde o soubor veškerých provázaných dokladů od zahájení transakce až po její uzavření.

Obr. 2: Příklad vydané faktury – plátce DPH

Faktura byla vystavena v mobilní aplikaci mPOHODA.
 

Vystavovat faktury v mobilní aplikaci mPOHODA je hračka. V jednom kroku do dokladu přidáte položky a hned v dalším už ho posíláte zákazníkovi. Doklady z aplikace můžete sdílet online také se svou účetní, která využívá účetní program POHODA. Potřebné náležitosti navíc faktura obsahuje automaticky, a tak nemusíte ani nic hlídat.

Že vystavování faktur je opravdu jednoduché a zvládne to i úplný začátečník, který se nikdy s fakturováním nesetkal, se můžete sami přesvědčit ve videonávodu Založení dokladu ve webové aplikaci mPOHODA.

Fakturovat v mPohodě můžete začít klidně hned teď, vystavení 100 dokladů je navíc zdarma. Pokud byste se chtěli poradit, jak správně vystavovat a sdílet elektronické doklady, poradíme vám také na bezplatném online semináři.