V současné době mají již někteří zaměstnavatelé zpracované mzdy za měsíc únor 2023 – tedy za období, od kterého bylo možné poprvé uplatnit slevu na sociálním pojištění zaměstnavatele při zaměstnávání vybraného okruhu osob na zkrácený pracovní úvazek (za splnění dalších podmínek). Pojďme se zaměřit na praktickou stránku věci související s agendou oznámení záměru tuto slevu uplatňovat.

První oznámení zřejmě nečinilo až takové potíže, protože ještě nedošlo k tomu, aby se například měnili zaměstnavatelé. Později ale už mohou nastat komplikovanější situace.

Hned v úvodu upozorním na webové stránky České správy sociálního zabezpečení („ČSSZ“), které se tomuto tématu věnují v samostatné sekci, kde již nyní naleznete odpovědi na konkrétní dotazy z praxe. Je připojen i záznam z uskutečněného semináře, který touto problematikou také provází.

Z tohoto úhlu pohledu by se dalo říci, že podkladů je relativně hodně, odkud lze informace čerpat. Nicméně vše je poplatné tomu, aby ČSSZ vedla registr zaměstnanců se záměrem na uplatnění slevy stále aktuální, což pochopitelně závisí i na rychlosti předávání vstupních dat od zaměstnavatelů. Je to velmi důležité hlavně v situaci, kdy má dotyčný zaměstnanec více zkrácených úvazků, což nemusí ani jeden zaměstnavatel vědět.

Pro uplatnění slevy však platí pravidlo „první bere vše“ – tedy první zaměstnavatel, který záměr ohlásí, může uplatňovat slevu na pojistném.

Pro možnost kontroly evidence záměru uplatňovat slevu na pojistném za zaměstnance připravila ČSSZ na svém portálu službu, kde lze online ověřit stav záměru uplatnění slevy. Služba je přístupná po přihlášení se do portálu pro daného zaměstnavatele. Ovšem dotaz je možné uskutečnit jen na základě zadání rodného čísla nebo jména a příjmení zaměstnance, a to již tedy musí být daný zaměstnanec přihlášen jako zaměstnanec u tohoto zaměstnavatele; musí tedy dojít k podání oznámení o nástupu do zaměstnání daného zaměstnance. Není možné ověřit v této databázi zaměstnance dopředu, aniž by nebyl pod daným zaměstnavatelem již přihlášen po svém nástupu do zaměstnání.

Zákon hovoří tak, že záměr uplatňovat slevu je možné oznámit nejdříve jeden měsíc přede dnem, od kterého bude sleva uplatňována, ale ne dříve, než se podá Oznámení o nástupu do zaměstnání za tohoto zaměstnance (a to nelze podat dříve než ke dni faktického nástupu do zaměstnání, byť by byla pracovní smlouva dříve).
 

Se slevou na sociálním pojištění při zaměstnávání vybraného okruhu osob na zkrácený pracovní úvazek vám pomohou také programy POHODA a PAMICA. Postup uplatnění slevy v programu POHODA i PAMICA najdete na webových stránkách STORMWARE v popisu novinek k update, rel. 13305.

Příklad 1

Pracovní smlouva je sepsána dne 6. 3. 2023 s datem nástupu do zaměstnání 3. 4. 2023 (jde o zkrácený pracovní úvazek zaměstnance nad 55 let, také ostatní podmínky pro uplatnění slevy na pojistném jsou splněny).

Pokud by Oznámení o nástupu do zaměstnání bylo podáno až 5. 4. 2023 (stále se nacházíme v zákonné lhůtě), může být Oznámení o záměru uplatnit slevu na pojistném podáno nejdříve 5. 4. 2023.

Oznámení o nástupu do zaměstnání a oznámení záměru uplatňovat slevu za zaměstnance je tedy možné učinit v jeden den, ale určitě ve stejný den nemůžeme získat informaci z online služby ePortálu ČSSZ o tom, zda je evidován záměr uplatnit slevu někde jinde. Samotná ČSSZ uvádí, že oznámení jsou zapisována jednou denně v nočních hodinách.

Navíc je zde také nutné brát v potaz odesílání formulářů zaměstnavateli, která mohou mít zpoždění. A je nutné vzít v úvahu i skutečnost, že při skončení zaměstnání se nemusí zároveň oznamovat skončení záměru uplatňovat slevu na pojistném na samostatném formuláři – vzhledem k tomu, že skončení zaměstnání je možné nahlásit do 8 dnů, může opravdu dojít ke zpoždění, než bude údaj propsán do evidence záměru uplatňovat slevy na pojistném.

V samotné online službě Evidence záměru uplatňovat slevu na pojistném získá zaměstnavatel u svého konkrétního zaměstnance tyto informace (v sekci „Záměr uplatňovat slevu“):

• Je aktuálně evidován u přihlášeného zaměstnavatele (platí pro situaci, kdy tento konkrétní zaměstnavatel podal Oznámení o záměru uplatnění slevy na pojistném a toto oznámení bylo akceptováno).
• Není dosud evidován u žádného zaměstnavatele (platí pro situaci, kdy nikdo ze zaměstnavatelů nepodal Oznámení o záměru uplatnění slevy na pojistném).
• Je evidován u jiného zaměstnavatele (platí pro situaci, kdy Oznámení o záměru uplatnění slevy na pojistném podal jiný zaměstnavatel).
• Den, k němuž byl poslední záměr ukončen.

Dovedu si představit situaci, že zaměstnavatel podá v den nástupu do zaměstnání Oznámení o nástupu do zaměstnání (jak byl dosud zvyklý) a druhý den si chce tohoto zaměstnance zkontrolovat přes ePortál ČSSZ v Evidenci záměru uplatňovat slevu na pojistném. Může se stát, že tam stále uvidí, že je tento zaměstnanec evidovaný u jiného zaměstnavatele, protože ten třeba ještě nepodal Oznámení o skončení zaměstnání.

Nový zaměstnavatel má tedy dvě možnosti:

• průběžně se dívat do Evidence záměru, zda se již objevil den, k němuž byl poslední záměr ukončen, nebo
• podat Oznámení o uplatnění slevy na pojistném a čekat na informaci o přijetí a zpracování podání ze strany ČSSZ.

Ovšem sama ČSSZ uvádí, že v případě, že už bylo evidováno oznámení záměru jiného zaměstnavatele, nebude podání nového zaměstnavatele akceptováno a tento podávající obdrží automatickou informaci v tomto smyslu. Ale oznámení nového zaměstnavatele může být vyhodnoceno mylně s ohledem na aktuální stav v evidenci, kdy může dojít ke zpětnému přepisu data ukončení záměru bývalého zaměstnavatele (např. s ohledem na lhůtu pro podání Oznámení o skončení zaměstnání, při němž není nutné zároveň podávat Oznámení o skončení záměru uplatňovat slevu na pojistném).

Po určitou přechodnou dobu může tedy původní oznámení záměru blokovat úspěšný zápis nového oznámení, ač se nakonec fakticky nemusí překrývat. Tento časový nesoulad však ztěžuje pozici zaměstnavatele, pokud by „soupeřil“ s nějakým jiným zaměstnavatelem při zaměstnávání na zkrácený pracovní úvazek zaměstnance, u kterého by nárok na slevu na pojistném mohli uplatňovat oba – jak jsem uvedla již v úvodu, na slevu má nárok ten, kdo oznámení podá jako první.

Zaměstnavatel může pochopitelně oddálit podání Oznámení záměru uplatňovat slevu na pojistném (zvlášť pokud ví, že neexistuje jiný zaměstnavatel konkrétního zaměstnance na zkrácený pracovní úvazek, a oznámení tedy nebude posuzováno podle toho, kdo jej podá jako první), aby nemusel stále kontrolovat, zda ho již bývalý zaměstnavatel v záměru uplatňovat slevu na pojistném neblokuje (protože není např. ještě zpracované Oznámení o skončení zaměstnání v evidenci ČSSZ, které by mělo bez nutnosti dalšího hlášení zaměstnavatelů ukončit i evidenci záměru u slevy na pojistném).

Kontrolu přes ePortál ČSSZ není ostatně ani povinnost provádět, stačí jen Oznámení záměru podat elektronicky. Jen je dobré být připraven, že toto podání ve stejný den jako Oznámení o nástupu do zaměstnání nemusí být akceptováno, protože je ještě v evidenci záměr bývalého zaměstnavatele aktivní (a tato neakceptace nemusí nutně znamenat, že zaměstnanec má ještě jiného zaměstnavatele s kratším pracovním úvazkem).

Slevu může zaměstnavatel uplatnit nikoli podáním takového Oznámení, ale přijetím automatické odpovědi na své podání, že bylo přijato a zpracováno. Zároveň je ale nutné pamatovat na to, že toto Oznámení záměru je nutné podat nejpozději v den, kdy je podán Přehled o pojistném za měsíc, kdy je sleva uplatňována.

Příklad 2

Za zaměstnance z příkladu 1 máme možnost uplatnit slevu na pojistném v měsíci dubnu 2023. Oznámení o záměru uplatnit slevu na pojistném můžeme až do 22. 5. 2023 (termín pro podání přehledu je od 1. do 20. dne následujícího po skončení měsíce, v konkrétním případu května 2023 se lhůta díky víkendu posouvá na nejbližší pracovní den).

Platí to ovšem za předpokladu, že Přehled o pojistném podáme 22. 5. 2023. Pokud by byl přehled podán např. již 10. 5. 2023, musí být Oznámení o záměru uplatnit slevu na pojistném podáno nejpozději 10. 5. 2023.

Rozhodně bych nedoporučovala nechat podání Oznámení o záměru uplatnit slevu na pojistném až na nejzazší lhůtu, protože by se mohlo stát, že naše oznámení nebude akceptováno, slevu tedy nepůjde uplatnit a rázem bychom měli za daný kalendářní měsíc nedoplatek na pojistném.

Shrnutí

Pokud bych tedy měla shrnout mantinely pro podávání Oznámení o záměru uplatnit slevu na pojistném, jsou ohraničeny podáním Oznámení o vstupu do zaměstnání a podáním Přehledu o pojistném za daný kalendářní měsíc (ten však musí být podán nejpozději do lhůty podání, jinak by nárok na slevu stejně zanikl, Oznámení o záměru uplatnit slevu by pak tedy mohlo být použito pro následující měsíc).

Nutno podotknout, že to je jen velmi malý praktický bod v celém okruhu slevy na pojistném, o čemž svědčí množství typových dotazů a odpovědí na portále ČSSZ. V tomto článku jsme se věnovali jen malé výseči tohoto tématu týkajícího se Oznámení záměru uplatňovat slevu na pojistném.

V samotném závěru tedy ještě poznamenám, co s oznámením bezprostředně souvisí. A sice to, že zákon stanovuje zaměstnavateli povinnost písemně oznámit zaměstnanci před prvním uplatněním slevy, že na něj slevu na pojistném bude uplatňovat (bližší podrobnosti je možné nalézt v § 23d zákona č. 589/1992 Sb.). Tuto informační povinnost je tedy nutné splnit nejdříve k okamžiku, kdy došlo k oznámení záměru, a nejpozději do doby podání Přehledu o pojistném, kde se první sleva na daného zaměstnance uplatní.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Finservis s.r.o.

Související článek:
Sleva na pojistném na sociální zabezpečení