Každé podnikání je jiné a každý obor má svá specifika. Proto není možné připravit univerzální návod pro všechny. Následující body proto berte jen jako nabídku, ze které je možné si zvolit, co se hodí právě vám.

Na co se vyplatí pamatovat:

• připravte si checklist,
• o plánované dovolené informujte své zákazníky a obchodní partnery v dostatečném předstihu,
• dokončete nebo stabilizujte rozpracované zakázky, informujte klienty (i ty potenciální), kdy jste připraveni přijímat nové zakázky,
• nastavte si do e-mailu odpověď v nepřítomnosti,
• pozastavte přihlašovací formuláře, vypište volné termíny k rezervaci na dobu, kdy budete opět k dispozici,
• napište jednoduché pokyny pro své zákazníky, jak řešit nejběžnější problémy, které mohou nastat,
• dejte svým zaměstnancům jednoznačné pokyny,
• nastavte si v datové schránce rozšířené notifikace na e-mail, na který se budete moci připojit,
• domluvte se se svou účetní na zpracování mezd, popř. vyplaťte zálohy,
• domluvte se se svou účetní na termínu zpracování DPH,
• přesuňte termíny oznámených kontrol.

Připravte si checklist

Jakkoliv to může znít jako něco z korporátní byrokracie, checklist vás může spasit ve chvíli, kdy nevíte, kde vám hlava stojí. A pomůže, že na nic důležitého nezapomenete. Aby vám sloužil, je potřeba ho připravit na míru sobě a svému podnikání. Nemusí být dlouhý a nemusí mít formální podobu. Někomu vyhovuje tabulka v Excelu, někomu ručně psaný seznam a někdo si udělá myšlenkovou mapu nebo nějakou jinou vizuální podobu.

Kromě úkolů, které je potřeba před odjezdem zařídit, je vhodné si napsat termíny například dva týdny před odjezdem. Pokud budete nějaké úkoly delegovat na zaměstnance, připište, kdo je zodpovědný za konkrétní úkol a jeho splnění.

O plánované dovolené informujte dopředu

Pro zákazníka není nic horšího, než když se k vám vydá a narazí na zavřené dveře. Termín dovolené je vhodné komunikovat dopředu. Konkrétní doba záleží na tom, jak dlouho budete pryč a také na vašem podnikání. Pokud máte provozovnu, informujte o dovolené klidně několik týdnů předem přímo v provozovně. Aby se vaši zákazníci mohli zásobit dopředu nebo si naplánovat využití vašich služeb před nebo po dovolené.

Plánovanou dovolenou můžete přidat do podpisu vašich e-mailů, na webové stránky a sociální sítě, které používáte ke komunikaci se zákazníky. Pokud to váš provoz vyžaduje, informujte, kdy naposledy si musí objednat, aby jejich objednávka byla vyřízena před dovolenou.

Zákazníky také informujte, kam se mohou obrátit v době vaší nepřítomnosti v akutních případech.

Dokončete nebo stabilizujte rozpracované zakázky

Jestliže je to možné, dokončete před dovolenou rozpracované zakázky. Pokud není možné je dokončit, stabilizujte je tak, abyste minimalizovali riziko, že během vaší dovolené bude nutně potřeba váš zásah. V případě, že máte sjednán zástup, informujte, na koho je možné se obrátit, a to včetně kontaktů.

Zároveň zákazníkům dejte vědět, odkdy jste připraveni opět přijímat nové zakázky.

Nastavte si do e-mailu odpověď v nepřítomnosti

Většina e-mailových klientů umožňuje nastavit automatické odpovědi v nepřítomnosti. Nemusíte vymýšlet nic složitého. Pro klienty a další, kdo vás kontaktují, je nejdůležitější vědět, že jste pryč, a tudíž jim neodpovíte. Je dobré dát vědět, kdy budete opět k dispozici a případně na koho se mohou ve vaší nepřítomnosti obrátit.

Pokud máte zahraniční klienty, nezapomeňte odpověď v nepřítomnosti napsat i v příslušném cizím jazyce.

Pozastavte přihlašování

Přihlašovací a rezervační formuláře nastavte tak, aby bylo jasné, že volné termíny jsou k dispozici až po vaší dovolené. Běžet můžete nechat automatizované formuláře. Pokud je ale k vyřízení potřeba váš zásah, raději formulář skryjte, nebo informujte o nedostupnosti.

Napište jednoduché pokyny pro své zákazníky, jak řešit nejběžnější problémy, které mohou nastat

Zkuste se vžít do svých zákazníků a předem jim dát instrukce, jak mají řešit nejčastější neodkladné problémy, které mohou nastat. Uklidníte je, projevíte zájem a minimalizujete riziko, že vás budou přece jen kontaktovat během vaší dovolené.

Pokud je to možné, dejte kontakty na ty, kdo vás budou zastupovat. Myslete na to, že to, co vám přijde jako samozřejmé, nemusí vystresovaného zákazníka, který není schopen vás zastihnout, napadnout. Pokud to jde, dejte svým zákazníkům vědět, jaký druh problémů může počkat po vašem návratu z dovolené a jaké potíže je lepší řešit neodkladně i s někým jiným. Dejte jim informace, co mají s problémem dělat, než se vrátíte z dovolené.

Tyto informace zákazníkům (i potenciálním) zpřístupněte co nejvíce způsoby. Například je vložte na váš web a odkaz přidejte do automatické odpovědi v nepřítomnosti, vyvěste je na sociální sítě, zveřejněte ve vaší provozovně tak, aby si je mohli zákazníci přečíst, i když je uzavřená.

Dejte svým zaměstnancům jednoznačné pokyny

Před odjezdem na dovolenou dejte jasné pokyny svým zaměstnancům. Informujte je, o čem mohou a o čem nemohou rozhodovat ve vaší nepřítomnosti. Jmenujte svého zástupce, který bude rozhodovat po dobu, kdy budete pryč. Pokud je to možné, dejte mu soukromé kontakty na sebe, kdyby něco opravdu „hořelo“. Zároveň ho ale povzbuďte, aby se nebál o běžných věcech rozhodovat sám.

Nastavte si v datové schránce rozšířené notifikace na e-mail

V současné době již mají všichni podnikatelé zřízeny datové schránky. Většina využívá i notifikace příchozích zpráv na e-mail. Nicméně doporučuji zkontrolovat, že máte nastavené tzv. rozšířené notifikace. Pak kromě toho, že vám přišla zpráva, uvidíte i předmět a odesílatele. Z toho většinou poznáte, o jaký druh zprávy jde a jestli je třeba ji řešit, nebo je možné ji ignorovat. Někdy totiž chodí různé systémové zprávy o možnostech využití datové schránky nebo různá sdělení od úřadů, na něž není třeba reagovat.

Notifikace nastavíte po přihlášení do datové schránky v Nastavení (obrázek ozubeného kola), Notifikace -> Notifikace e-mailem. Zde zadáte e-mailovou adresu a dole zaškrtnete možnost Rozšířený obsah. Zvažte také, který e-mail nastavíte. Během dovolené si nastavte notifikace na e-mail, na který se nejsnáze přihlásíte např. z vašeho mobilního telefonu. Je možné nastavit také notifikace přes SMS nebo dalšími způsoby.

Pokud budete zcela bez přístupu do datové schránky delší dobu než jeden týden, domluvte se s důvěryhodnou osobou (např. s vaší účetní) na jejím kontrolování.

Jestliže plánujete dovolenou delší než 14 dní, vyřešte, kdo se bude přihlašovat do datové schránky a řešit neodkladné výzvy. Pamatujte, že například na výzvu o správnosti kontrolního hlášení je potřeba odpovědět do 17 dnů ode dne dodání výzvy (§ 101g odst. 3 zákona o DPH – změna od 1. 1. 2023), a to bez ohledu na to, zda se poplatník přihlásil do datové schránky. U některých výzev v oblasti kontrolního hlášení platí lhůta do pěti dnů od oznámení výzvy – například v případě výzvy k podání nepodaného kontrolního hlášení.

Domluvte se se svou účetní na zpracování mezd, případně vyplaťte zálohy

Máte-li zaměstnance, nezapomeňte před odjezdem na dovolenou vyřešit mzdy. Ve výplatní termín musí mzdu dostat. Domluvte proto zpracování a výplatu mezd tak, aby se vše stihlo před vaší dovolenou, popřípadě po návratu.

Pokud vám mzdy zpracovává externí účetní, nezapomeňte se s ní domluvit v dostatečném předstihu. Uvědomte si, že i vaše účetní má nejspíš v létě naplánovanou dovolenou. A i kdyby neměla, tak požadavkům typu „potřebuji zpracovat nejpozději zítra“ bývá z provozních důvodů těžké vyhovět. Naopak pokud se alespoň týden předem domluvíte na konkrétní den, je snazší si vše naplánovat tak, aby vám účetní vyhověla.

V případě, že nemáte jinou možnost, vyplaťte před odjezdem zálohy na mzdy ve výši předpokládané čisté mzdy.

Domluvte se se svou účetní na termínu zpracování DPH

Kromě mezd je potřeba vyřešit též DPH. Čtvrtletní plátci musí počítat s DPH 25. 7. Měsíční pak i se srpnovým termínem. Pamatujte, že dovolená není důvod pro prodloužení termínu. Obecně termín na DPH nelze nijak prodloužit. Platí pouze obecná lhůta pro úrok za pozdní platbu, která se počítá od 4. dne po dni splatnosti (§ 252 odst. 2 daňového řádu). Tj. na pozdní platbu máte tři kalendářní dny bezúročné tolerance. Pokuta za pozdní podání daňového přiznání se počítá, pokud je zpoždění delší než pět pracovních dní (§ 250 odst. 1 daňového řádu) – lhůta pro pozdní podání přiznání je tedy delší než pro platbu.

Naopak u kontrolního hlášení žádná tolerance není a musí být podáno nejpozději 25. v měsíci, popřípadě nejbližší pracovní den, pokud by termín připadl na víkend. V krizové chvíli je tedy nejdůležitější podat v termínu kontrolní hlášení, i kdyby bylo nesprávné. Podání následného kontrolního hlášení není sankcionováno. Dále zaplatit nejpozději 4. den po dni splatnosti platbu DPH. Samotné podání přiznání má toleranci delší, a to pět pracovních dní.

Nicméně nejlepší je se takovým krizovým situacím vyhnout a dopředu se domluvit s účetní na zpracování DPH tak, aby se vše zvládlo i s ohledem na dovolenou. Opět platí, že je potřeba počítat s dostatečným předstihem. Čím dříve požadavek komunikujete a dodáte všechny potřebné doklady, tím snáze může účetní vyhovět.

Přesuňte termíny oznámených kontrol

Přišlo-li vám oznámení kontroly ze strany finančního úřadu, sociální správy, zdravotní pojišťovny či jiného státního orgánu na termín vaší dovolené, tak neváhejte a úřad neprodleně kontaktujte. A domluvte si náhradní termín.

Většinou úřady nedělají problémy s tím termín změnit s ohledem na plánovanou dovolenou. Je ale vše potřeba řešit co nejdříve po oznámení a nečekat až na poslední den před termínem nebo před odjezdem na dovolenou. Nebo dokonce výzvu ignorovat a omlouvat se až dodatečně.

A jaká opatření před odjezdem se osvědčila vám? Podělte se s námi do komentářů.